Mitarbeiterfluktuation behindert verstetigte Unterstützungsroutinen im Hochschulmanagement

Problembeschreibung

Die Verstetigung von Unterstützungsroutinen, die das Hochschulmanagement erbringt, wird durch Mitarbeiterfluktuationen regelmäßig behindert. Das hat verschiedene Gründe: Die (neuen) Funktionsstellen sind zu einem großen Teil projektfinanziert, nämlich aus Sonderprogrammen. Hieraus ergibt sich einerseits eine Schwäche der innerhochschulischen Position des Personals, das diese Stellen besetzt. Es wird als nur temporär anwesend wahrgenommen, ist daher häufig nicht Teil informeller Kontaktschleifen und Informationskreisläufe. Andererseits ist es selbst aus begreiflichen Gründen fortwährend damit beschäftigt, anderweitig unbefristete Beschäftigungsperspektiven zu eruieren. Die so entstehende Fluktuation ist problematisch, da so Erfahrungswissen und aufgebaute Kontakte verloren gehen. Diese wiederum sind im Alltag wichtig, weil die verschiedenen Ebenen des Hochschulmanagements sehr unterschiedlich handeln. Das gilt insbesondere bei nichtstandardisierten Aufgaben, die jeweils gesondert bearbeitet werden müssen. Praktisch jede Fakultät hat eigene bzw. angepasste Abläufe für sich entwickelt und festgelegt. Prozessabläufe werden zudem permanent bedarfsorientiert angepasst, wobei sie stark personengebunden und häufig nicht verschriftlicht sind.

Lösung

Es ist nicht davon auszugehen, dass notwendige Austauschkanäle bzw. Informationsflüsse in Selbstorganisationsprozessen entstehen. Daher werden Wissensstrukturen geschaffen, um das Wissen des Hochschulmanagements in gemeinsam nutzbaren Wissensbasen zugänglich zu machen. Damit lässt sich sichern, dass für vergleichbare Probleme Lösungen nicht fortwährend neu erarbeitet werden müssen, sondern auf bereits vorliegende Problemlösungen zurückgegriffen werden kann. Dazu werden erstens Prozessbeschreibungen sowie relevante Prozessformationen verschriftlicht und in regelmäßigen Abständen aktualisiert (= explizites Wissen). Zweitens werden im Hochschulmanagement bereichs- und funktionsübergreifende Reflexionsprozesse organisiert (= implizites Wissen).

Lösungsbeschreibung

Im Hochschulmanagement bedarf das Gestalten von Prozessen oftmals einer intuitiv-kreativen Problemlösungspraxis. Diese beruht vor allem auf gesammelten Erfahrungswissen. Zudem werden fachbereichsspezifische Denk- und Arbeitsstile wirksam. Insofern lassen sich solche Prozesse kaum vollständig standardisieren. Doch sollten die kreativen Potenziale der Mitarbeiter.innen des Hochschulmanagements nicht in der ständigen Neuerfindung von routinisierbaren Prozessen verbraucht, sondern für die kreativen Prozessanteile gesichert werden. Dafür ist es hilfreich, ein einheitliches Verständnis für die Prozesse zu schaffen, Prozessbeschreibungen anzufertigen und diese in regelmäßigen Abständen zu aktualisieren. Prozessbeschreibungen enthalten die einzelnen Arbeitsschritte bzw. Tätigkeiten, die es im Prozess zu durchlaufen und auszuführen gilt. Damit lassen sich Verbindlichkeiten in Verfahrensabläufen definieren. Die Prozessbeschreibungen erleichtern dann nicht zuletzt die Orientierung für neue Mitarbeiter.innen.

In institutionalisierten Formaten (z.B. Kompetenzzirkel o.ä.) lassen sich zudem Alltagserfahrungen bereichs- und funktionsübergreifend austauschen. Indem solche Informationen dann regelmäßig in die Überarbeitung der Prozessabläufe einfließen, lassen sich positive Effekte verstärken und Belastungen verringern.