Doppelte IT-Kompetenzstrukturen erzeugen zusätzlichen Abstimmungsaufwand

Problembeschreibung

Die Problematik doppelter IT-Kompetenzstrukturen zeigt sich in den Verantwortlichkeiten für die Erfassung und Pflege von Daten in der Hochschule. Traditionell werden Daten in verschiedenen Einrichtungen erhoben und verwaltet: Hochschulrechenzentrum (HRZ), IT-Abteilungen der Verwaltung, Prüfungsämter, Dekanate u.a. Zum typischen Anforderungsprofil eines HRZ gehört es, die zentralen IT-Dienste (z.B. Server und Netzdienste, Kommunikationsnetze, IT-Beschaffung und Software) der Hochschule für die Leistungsprozesse zur Verfügung zu stellen und zu betreiben. Ein einheitliches Aufgabenspektrum von IT-Dienstleistungen der Hochschulverwaltung gibt es zwar nicht, es umfasst allerdings im Allgemeinen die technische Betreuung der Verwaltungssysteme (z.B. Campus-Management- und ERP-Systeme) und Infrastrukturen. Diese sind je nach Einrichtung sehr unterschiedlich geregelt. Da die internen Datenstrukturen beider Dienste unterschiedlich sind, müssen sie mittels Konnektoren fehlerfrei aufeinander abgestimmt werden. Es gibt allerdings selten eine organisatorische Gesamtsicht auf die Daten beider IT-Strukturen und noch seltener eine organisatorische Gesamtverantwortung. Solche organisatorischen Defizite erschweren in der Folge die Zusammenarbeit der jeweils Zuständigen, und im Worst Case kann diese sogar scheitern.

Lösung

Digitalisierung vollzieht sich nicht lediglich punktuell, sondern muss an der Hochschule als Querschnittsthema bearbeitet werden. Dafür ist ggf. eine Reorganisation der IT-Entscheidungs- und Organisationsprozesse notwendig. Hier hat sich in der Praxis zweierlei als zweckmäßig erwiesen: (1) die Wissenschafts- und Verwaltungs-IT zusammenzulegen; (2) für die Leitung der Digitalisierungsgovernance und die Gesamtverantwortung für den Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnik (IuK) eine Rolle ähnlich der der Kanzlerin oder des Kanzlers zu schaffen.

Lösungsbeschreibung

Die neuen IT-Systeme sind offener geworden und bieten Schnittstellen, durch die sie mit anderen Systemen kooperieren können. Im Gegensatz zu früheren Entwicklungsphasen enden diese kaum noch an den Zuständigkeitsgrenzen von Dezernaten, zentralen Einrichtungen oder Fakultäten. Hier kollidieren strukturelle Eigenheiten mit Erwartungen verschiedenster Akteure an der Hochschule. Die technischen Herausforderungen beim Betrieb der zentralen IT-Dienste für die Leistungsprozesse sowie von Verwaltungssystemen erfordern daher die Zusammenarbeit der Verwaltungs-IT mit der wissenschaftlichen IT in den HRZs. Die Offenheit der Systeme erlaubt und erfordert zugleich die Neugestaltung der hochschulinternen Geschäftsprozesse. Die unterschiedlichen Datenstrukturen in der Wissenschaft- und Verwaltungs-IT müssen fehlerfrei aufeinander abgestimmt werden. Um die Zusammenarbeit der Zuständigen nicht an organisatorischen Defiziten scheitern zu lassen, hat es sich in der Praxis bewährt, die Gesamtorganisation dieser Datensystematik einem einzelnen IT-Dienstleister (z.B. dem HRZ) zu übertragen. (Schneider 2017: 7–9; 2020: 93f.)

Ein erfolgreicher Digitalisierungsprozess setzt voraus, dass er von der Hochschulleitung getragen wird. Nur dies verleiht den daraus hervorgehenden Vorgängen die Vortriebskraft, die ihnen eine Chance des Gelingens verschafft. Zugleich kann die Hochschulleitung die Digitalisierung nur strategisch vorantreiben, nicht aber die operativen Vorgänge im Detail organisieren. Für die Leitung der Digitalisierungsgovernance lässt sich eine Rolle ähnlich der der Kanzlerin oder des Kanzlers schaffen: Dieser Chief Information Officer (CIO) hat dann die Gesamtverantwortung für den IuK-Einsatz und sollte hauptamtliches Mitglied der Hochschulleitung sein, um in alle notwendigen Entscheidungsstrukturen eingebunden zu sein. Synergiepotenziale könnten dabei gehoben werden, wenn der oder dem CIO zugleich die Leitung des innerhochschulischen IT-Dienstleisters (Rechenzentrum) übertragen, also strategische und operative Verantwortung zusammengeführt werden. (Wimmer 2017: 79f.; G. Schneider 2017: 12)

Beispiele und weiterführende Informationen

• Schneider, Gerhard (2017): Campus 4.0: Neuer Stress fürs Rechenzentrum, in: Daniel Hechler/Peer Pasternack (Hg.), Einszweivierpunktnull. Digitalisierung von Hochschule als Organisationsproblem – Folge 2 (=die hochschule 2/2017), Institut für Hochschulforschung (HoF), Halle-Wittenberg, S. 7–19.
• Schneider, Gerhard (2020): Was spricht für die Zusammenlegung von Wissenschafts- und Verwaltungs-IT? in: Justus Henke/Peer Pasternack (Hg.), Wie die Hochschulen durch das Zeitalter des Frühdigitalismus kommen – Basiswissen für die avancierte Organisationsgestaltung in 94 Fragen und Antworten, Springer VS, Wiesbaden, S. 93–94.
• Wimmer, Martin (2017): IT-Governance an Hochschulen. Notwendigkeit, Stand und Wege zum Erfolg, in: Daniel Hechler/Peer Pasternack (Hg.), Einszweivierpunktnull. Digitalisierung von Hochschule als Organisationsproblem (=die hochschule 1/2017), Institut für Hochschulforschung (HoF), Halle-Wittenberg, S. 70–82.