Überzogene Ansprüche gegenüber Projekten zur Einführung von Campus-Management-Systemen

Problembeschreibung

Die Erwartungen an Effizienz und Effektivität von Verwaltungsprozessen sind in den vergangenen Jahren kontinuierlich gestiegen. Sind Erwartungen übersteigert, führen sie zu Enttäuschungen. Eben solche werden geweckt, wenn der Anspruch formuliert wird, alle wissenschaftsunterstützenden Funktionen in einem digitalen System abzubilden. Dieser Anspruch kommt dann zur Geltung, wenn Hochschulen mit der Einführung eines Campus-Management-Systems (CaMS) auf eine vollautomatisierte Unterstützung des gesamten Hochschulrepertoires an Strukturen und Prozessen abzielen. CaMS-Einführungsprojekte werden so mit unrealistischen Erwartungshaltungen hinsichtlich ihrer funktionalen Ausstattung überfrachtet. Die häufige Folge: In den Projekten kommt es (notwendigerweise) zu Budget- und Zeitausweitungen sowie frustrierten Auftraggebern und Anwendern. (Haude/Toschläger 2020: 84f.)

Lösung

Zunächst braucht es in der Planung der CaMS-Einführung eine Verständigung darauf, welche strategischen Ziele mit der Umsetzung des Projekts verfolgt werden (sollen). Sodann sind zwei Fragen zu beantworten: Welche Prozesse sind unausweichlich im Zielsystem abzubilden? Und bei welchen Prozessen kann darauf auch verzichtet werden? Um die Komplexität zu reduzieren und realistische Erwartungshaltungen zu erzeugen, erweist es sich als unumgänglich, die hochschulspezifischen Prozesse und Strukturen nach ihren Bedarfen an systemischer Unterstützung zu priorisieren. Unter Berücksichtigung zur Verfügung stehender Projektressourcen sind im Hinblick auf die Soll-Prozesse Auswahlentscheidungen zu treffen. (Vgl. Auth/Künstler 2016: 924f.; Haude/Toschläger 2020: 84f.)

Lösungsbeschreibung

Mit dem Einsatz von IT-Systemen verknüpfen Hochschulen die Hoffnung, vorhandene Optimierungspotenziale freizusetzen (Auth 2017: 41f.) Der Anspruch, alle wissenschaftsunterstützenden Prozesse in einem einzigen System abzubilden, formuliert jedoch das Höchstmaß der denkbaren Komplexität und ist kaum zu befriedigen. CaMS-Projekte sind in der Regel ohnehin schon durch hohe Komplexität gekennzeichnet: ausgiebige interne Integration und Vernetzung werden ebenso erforderlich, wie die Konfiguration zahlreicher (System-)Schnittstellen. Daher muss zunächst genau festgelegt bzw. differenziert werden, was im Rahmen des CaMS-Projekts integriert werden soll, mit welchem Ziel und zu welchem Zweck. Da nicht alle Prozesse in einer Hochschule gleichgewichtig sind, müssen Prozesse entsprechend der prozessualen Anforderungen der Hochschule priorisiert werden – die Sinnhaftigkeit der digitalen Abbildung einzelner Prozesse oder Anforderungen ist dabei jeweils zu entscheiden.

Nicht alles muss auf einmal integriert sein – entscheidend ist vor allem die Datenqualität. Sie gibt Auskunft über den Grad der Verlässlichkeit, mit dem sich Daten als Grundlage für das Zielsystem verwenden lassen. Da Daten unterschiedlicher Herkunft miteinander agieren sollen, ist hier ihre Transformations- bzw. Integrationsfähigkeit das wesentliche Kriterium, denn: Die allen Integrationszielen vorausgehende zentrale Bedingung ist die Datenintegration, d.h. die Schaffung einer gemeinsamen Datenbasis. Solch ein Integrationsverständnis bedeutet aber auch, die Daten in jeweils anderen Kontexten nutzbar zu machen – das Stichwort lautet hier: intelligente Datenbanken. Doch genau darin liegt die Schwierigkeit: Daten bedürften häufig der Interpretation, damit mit ihnen weitergearbeitet werden kann. Eine automatische Bereitstellung ist insofern nur bedingt möglich. Brune et al. (2014: 5f.) weisen darauf hin, dass eine Datenintegration mit fester einheitlicher Datenbasis einer evolutionären Entwicklung eines CaMS eigentlich zuwiderlaufe: Die Systemkomponenten würden dann wegen gemeinsamer Daten schnell voneinander abhängig, was die Flexibilität für künftige – aktuell unbekannte – Entwicklungen einschränkt. So müsse auch bei der Schaffung der gemeinsamen Datenbasis eine Priorisierung stattfinden: Welche Komponenten müssen zwingend digital abgebildet und zusammengeschaltet werden?

Beispiele und weiterführende Informationen

• Auth, Gunnar/Steffen Künstler (2016): Erfolgsfaktoren für die Einführung integrierter Campus-Management-Systeme – eine vergleichende Literaturanalyse mit praxisbezogener Evaluation, in: Heinrich C. Mayr/Martin Pinzger (Hg.), Tagungsband INFORMATIK 2016, Lecture Notes in Informatics P-259, Gesellschaft für Informatik, Bonn, S. 915–931.
• Auth, Gunnar (2017): Campus-Management-Systeme. Prozessorientierte Anwendungssoftware für die Organisation von Studium und Lehre, in: die Hochschule: Journal für Wissenschaft und Bildung 26 (1), S. 40–58.
• Brune, Henning/Marco Carolla/Thomas Grechenig/Thorsten Spitta/Stefan Strobl (2014): Campus-Management-Systeme als Administrative Systeme, Working Papers in Economics and Management 6/2014, Bielefeld.
• Haude, Oliver/Markus Toschläger (2020): Welche Risiken bestehen bei der Einführung von CaMS?, in: Justus Henke/Peer Pasternack (Hg.): Wie die Hochschulen durch das Zeitalter des Frühdigitalismus kommen. Basiswissen für die avancierte Organisationsgestaltung in 94 Fragen und Antworten, Springer VS, Wiesbaden, S. 83–84.