Bei der Bedienung digitaler Prüfungsverwaltungssysteme durch das wissenschaftliche Personal entstehen Konflikte

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Problembeschreibung

Bei der Bedienung digitaler Prüfungsverwaltungssysteme treten regelmäßig Anwendungskonflikte auf. Sie sind oft darin begründet, dass das wissenschaftliche Personal bereits mindestens Semi-Experten mit systemspezifischer Medienkompetenz sein müssen, um die Systeme angemessen nutzen zu können. Neben dem Mangel an nutzeradäquater Gestaltung erweisen sich die Verschiebungen klassischer Verwaltungsaufgaben auf die wissenschaftliche Ebene, die mit der Anwendung solcher Systeme einhergehend, als problematisch. Diese nehmen Wissenschaftler.innen aufgrund ihres Professionsverständnisses als fehlplatziert wahr. Denn das Personal mit der eigentlichen Expertise für die Prüfungsadministration ist die Verwaltung. Wissenschaftler.innen dagegen agieren typischerweise nicht nach Verwaltungslogik bzw. bürokratischen Regeln – sie sind Experten für die Abnahme von Prüfungen.

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Lösung

Generell sollten Aufgabenverschiebungen, die durch die Digitalisierung hervorgerufen werden, explizit reflektiert werden: sowohl vor dem Hintergrund benötigter Akzeptanz als auch hinsichtlich des Risikos beeinträchtigter Arbeitsmotivation der Wissenschaftler.innen. Zudem muss die Systemumgebung so gestaltet sein, dass die Anwender sie intuitiv nutzen können und gesuchte Informationen schnell auffinden. In einem Praxis-Check bzw. Funktionstest lässt sich ein neues System mit den künftigen Nutzer.innen in einem möglichst realitätsnahen Testlauf auf seine Praktikabilität hin prüfen. Dieser Test lässt sich nach der Einführung des Systems wiederholen, um bei Bedarf nachjustieren zu können.

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Lösungsbeschreibung

Prüfungen müssen organisiert und Prüfungsergebnisse verwaltet werden – das war schon immer so. Es lässt sich allerdings empirisch belegen: die IT‐gestützte Bearbeitung der Prüfungsverwaltung durch den Einsatz von Selbstbedienungsfunktionen hat zu einer Verschiebung von klassischen Verwaltungsaufgaben auf die wissenschaftliche Leistungsebene geführt. Diese verbleiben aber gleichzeitig unter der Kontrolle der Verwaltungen. Lehrende werden dadurch mit rollenfremder Mehrarbeit belastet. Daher sollte bei jeder Einführung eines digitalen Systems mit Selbstbedienungsfunktionen reflektiert werden, ob solche Unter‐der‐Hand‐Verschiebungen stattfinden und ob diese tolerierbar sind.

Die Gestaltung von digitalen Prüfungsverwaltungssystemen bringt eigenen Widrigkeiten mit sich. Sind die Routinen intuitiv, also selbsterklärend gestaltet, bedarf es nur wenig technischen und digitalen Vorwissens, um ein solches System aufwandsarm zu nutzen. Ist das nicht der Fall, sind Anwendungskonflikte die Folge, etwa bei der Kontrolle der richtigen Anmeldung, der Prüfungszuordnung, dem Anlegen von Prüfungen, der Raumverwaltung, bei Angabe von Prüfungszeiten oder der Noteneingabe. Ein Pre-Test und Nutzerbefragungen lassen Probleme bei der praktischen Anwendung erkennbar werden, so dass Änderungen und Verbesserungen in der Systemgestaltung vorgenommen werden können. Konkret muss es darum gehen, wie das System am einfachsten ausgestaltet werden kann – nach dem Grundsatz: so viel wie nötig, aber so wenig wie möglich. Am Beispiel der Noteneingabe durch Lehrende in das System lässt sich das demonstrieren:

• Frage: Was muss mindestens eingegeben werden? Antwort: Matrikelnummer und Note.
• Frage: Wie lässt sich das am besten steuern? Antwort: Tabulator-Taste.
• Frage: Was ist das häufigste Problem? Antwort: Bei Internet-, Software- oder Hardwareproblemen stürzt das System ab und man muss mit den Eingaben erneut beginnen. Dies liegt darin begründet, dass der Anwender nicht nach jeder Einzeleingabe speichert.

Im Ergebnis heißt das: Es braucht je zwei Felder, über Tabulator-Taste steuerbar, und eine Speicherfunktion, entweder über Schnelltastenkombination oder automatische Echtzeitspeicherung.

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