Mitwirkungsmöglichkeiten werden von den Hochschulangehörigen nicht wahrgenommen

Problembeschreibung

Um Hochschulangehörige an der Qualitätsentwicklung zu beteiligen, wurde manchernorts ein Verbesserungsvorschlagswesen etabliert. Dieses soll Fragen, Beschwerden, Ideen, Wünsche und sonstiges Feedback zentral sammeln. Im nächsten Schritt dann werden die Anregungen an die jeweils zuständige Instanz weitergeleitet. Diese soll daraus Maßnahmen für die Qualitätsentwicklung ableiten und sie dann zur Umsetzung bringen. Die Praxis zeigt jedoch: Mitwirkungsmöglichkeiten, wie etwa das Vorschlagswesen, sind vielen Hochschulangehörigen entweder gar nicht bekannt oder erfahren nur wenig Beachtung. Was nicht bekannt ist, kann nicht wahrgenommen werden. Ist aber z.B. das Vorschlagswesen bekannt, bleibt aber weithin unbeachtet, dann liegt dem ein verbreiteter Eindruck zugrunde: Zeigt man einen Vorschlag an, bleibe im Verborgenen, was dann damit passiert.

Lösung

Die Hochschulangehörigen werden über den Eingang, den weiteren Umgang, das Auswertungsergebnis sowie abgeleitete Maßnahmen über das Intranet in Kenntnis gesetzt. Dafür ist es notwendig, dass eine Mitarbeiterin des Qualitätsmanagements damit beauftragt ist, sich um die Schicksale der Vorschläge zu kümmern. Regelmäßig – z.B. einmal jährlich – werden die Ergebnisse und Folgerungen aus den Mitwirkungsaktivitäten über eine Berichterstattung transparent und damit erfahrbar gemacht (z.B. in der Hochschulzeitschrift oder im Rahmen von Informationsveranstaltungen des Qualitätsmanagements). Eingegangenen Vorschlägen wird sich zeitnah angenommen und dem Absender wertschätzendes Feedback erteilt. Grundsätzlich sollten auch anonyme Meldungen möglich sein.

Lösungsbeschreibung

Hochschulen, denen partizipative Mitwirkung in Fragen der Qualitätsentwicklung ein Anliegen ist, sollten dies nicht im Stillen tun. Die Kommunikation darüber ist gewinnbringend: Die Entwicklung der Qualität in allen Bereichen der Hochschule kann mitverfolgt werden. Es wird sichtbar, dass die Hochschule Verantwortung übernimmt. Und nicht zuletzt lässt sich mit Beispielen partizipativ erreichter Qualitätsentwicklungen zusätzliche hochschulinterne Legitimation erarbeiten. Damit die gewollte Transparenz durch das in Gang setzen einer nicht rezipierbaren Informationsflut nicht schon im vornherein verhindert wird, ist die Kommunikation nach der Devise auszurichten: so viel wie nötig, so wenig wie möglich.

Aus Benchmark-Untersuchungen in Unternehmen ist bekannt, dass auf Adjustierungen des Vorschlagwesens veränderte Mitwirkungsverhalten der Mitarbeiter.innen folgen können (vgl. Nickel 1999). Konkret bedeutet ein Verbesserungsvorschlagswesen nicht allein, eine eMail-Adresse oder ein Kontaktformular einzurichten. Dem Vorschlaggeber muss der Eingang seiner Nachricht bestätigt werden. Über den weiteren Umgang mit einem Vorschlag sowie die Ergebnisse der Auswertung bzw. Verarbeitung sollte im Intranet informiert werden. Für die damit einhergehenden Aufgabenwahrnehmungen bedarf es klarer Zuständigkeiten. Die für das Vorschlagswesen verantwortliche Person kann zur Berichterstattung etwa regelmäßig in den Akademischen Senat oder das Konzil eingeladen werden. Im nächsten Schritt werden die Ergebnisse öffentlich zugänglich gemacht, z.B. in der Hochschulzeitschrift oder im Rahmen von Informationsveranstaltungen des Qualitätsmanagements.

Beispiele und weiterführende Informationen

• Nickel, Tobias (1999): Vom betrieblichen Vorschlagswesen zum integrativen Ideenmanagement. Analyse - Organisation - Training, Deutscher Universitäts-Verlag, Wiesbaden