Papiergebundene Prozesse und Medienbrüche

Problembeschreibung

Hochschulprozesse basieren häufig nach wie vor auf Papierformularen, die per Hand ausgefüllt und unterschrieben werden müssen, obwohl es dafür komfortable digitale Lösungen gibt. Zusätzliche Koordinations- oder Kontrollleistungen und Nachbearbeitungsaufwand können die Folge sein. Sie sind immer dann zu erbringen, wenn es in den Dokumenten zu fehlerhaften Angaben, unvollständig ausgefüllten Feldern, unleserlichen Schriften, unleserlichen Kopien von Nachweisen oder unvollständigen Nachweisen kommt. Das kostet Zeit. Verschärft wird es dann, wenn die Kommunikation darüber und die Verfahrensabläufe mit Medienbrüchen behaftet sind – also sowohl analoge als auch digitale Elemente beinhalten. Diese erhöhen die Fehleranfälligkeit weiter und führen zu einer Steigerung von Transaktionskosten. Daten in einer anderen Form weiterzureichen als der, in der sie empfangen wurden, stellt jedenfalls eine typische Fehlerquelle dar.

Lösung

Bisher bestehende Papierformulare werden digitalisiert und neue Formulare werden von vornherein nur noch digital angeboten. Es wird eine medienbruchfreie digitale Abwicklung von Dokumentations‐ und Berichtspflichten sowie Antragstellungen gewährleistet. Dafür wird eine digitale Dokumentenführung eingerichtet. Eine automatisierte Befüllung von bereits vorliegenden Angaben und eine ebenso automatisierte Plausibilitätsprüfung werden vorgesehen. Unter Berücksichtigung der rechtlichen Rahmenbedingungen wird auf unnötige Unterschriftsverpflichtungen verzichtet.

Lösungsbeschreibung

Es lässt sich die generelle Anforderung formulieren, dass alle Formulare grundsätzlich nur noch digitalisiert angeboten und digital abgewickelt werden. Das heißt, es reicht nicht aus, die notwendigen Formulare in einem digitalen Dokumentenmanagementsystem zur Verfügung zu stellen, wo sie dann auszudrucken sind. Eine digitale Abwicklung von Dokumentations‐ und Berichtspflichten sowie Antragstellungen kann zweierlei bedeuten: (1) Das Formular wird als ausfüllbares PDF online zur Verfügung gestellt und kann anschließend digital an die abfordernde Stelle übermittelt werden; (2) der Prozess wird über ein Web-Formular abgewickelt, d.h. die Informationen werden in Echtzeit direkt nach dem Ausfüllen automatisch übermittelt.

Typischerweise sind bestimmte Angaben in Formularen wiederholt bzw. immer wieder einzutragen – z.B. der Name oder die Adresse. Hier lässt sich ein automatischer Übertrag programmieren. Zudem bietet es sich an, per digitalisiertem Verfahren die eigenhändige Unterschrift durch sichere Authentifizierungsverfahren zu ersetzen. Gerade bei Routineprozessen, wie z.B. der Reisekostenabrechnung, kann dies zu einer erheblichen Vereinfachung führen. Für ein automatisiertes Reisemanagement oder automatisierte Reiskostenabrechnungen sind auf dem Markt moderne Softwareangebote vorhanden. Gegebenenfalls kann eine Widerspruchsfrist für formulargebundene Vorgänge bestimmt werden. Das heißt: wird innerhalb einer angezeigten Frist kein Widerspruch eingelegt, gelten die gemachten Angaben auch ohne Unterschrift als vollständig und ordnungsgemäß. Der Prozess ist damit rechtskräftig abgeschlossen.

Voraussetzung für die Formulardigitalisierung und deren digitale Abwicklung ist, dass alle Teilprozesse innerhalb eines Gesamtprozesses medieneinheitlich gestaltet bzw. umgesetzt sind – d.h. Medienbrüche müssen vermieden werden, idealerweise funktioniert der Prozess volldigitalisiert über nur eine Software.