Spezifischer Sprachgebrauch erzeugt Kommunikationsbarrieren zwischen Wissenschaft und Verwaltung

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Problembeschreibung

Der Kontakt der Wissenschaft zur Verwaltung lässt sich als meist kulturelle Unverträglichkeit im allgemeinen bei häufig individueller Verträglichkeit im besonderen beschreiben. Der Unterschied tritt vor allem in der Differenz von Schriftlichkeit und Mündlichkeit zutage: Schriftlich, so eine verbreitete Wahrnehmung, kommuniziere die Verwaltung bürokratisch, mit einer Beamtenverhafteten Sprache und damit für Außenstehende in hohem Maße unverständlich. Im mündlichen Verkehr hingegen finden sich die Stereotype häufig dementiert.

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Lösung

Die oft isoliert verwachsene Verwaltungssprache wird in Verständlichkeit transformiert. Dazu werden vier Dimensionen berücksichtigt, um optimale Verständlichkeit zu erreichen: sprachliche Einfachheit, klare inhaltliche Strukturierung, Kürze und Prägnanz sowie motivationale Stimulanz. Dazu lassen sich dem Verwaltungspersonal entsprechende Schulungsangebote unterbreiten. Ob das Ziel verständlicher Sprache erreicht wird, kann durch Pretests mit dem wissenschaftlichem Personal geprüft werden.

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Lösungsbeschreibung

In der mündlichen Kommunikation kann sich der Adressat von Verwaltungstexten ggf. beim Absender rückversichern. In der schriftlichen Kommunikation ist dies weitaus aufwendiger. Eine der wichtigsten Dimensionen zur Verbesserung der Verständlichkeit ist die der sprachlichen Einfachheit. Sie bezieht sich auf verständlichkeitsfördernde Wortwahl und grammatikalisch-stilistische Formulierung. Ebenso ist die Informationsdichte auf das Wesentliche zu reduzieren und sind Texte so zu strukturieren bzw. zu organisieren, dass sie die Wissensvoraussetzungen aufseiten des wissenschaftlichen Personals berücksichtigen. Zusätzlich kann der Text mit Interesse anregenden und Neugier hervorrufenden Elementen angereichert werden. Das kann dazu beitragen, dass die Kenntnisnahme nicht vorzeitig abgebrochen wird. (Christmann 2014; Scherzberg 2015) Als praktisches Instrument in der schriftlichen Kommunikation für den Alltag lässt sich das 4xP-Modell anwenden (Frosch 2014):

1. praktisch: mit Aufzählungen arbeiten; eindeutige Fristen setzen; Ziffern, Nummern und Zahlen strukturiert ausweisen;
2. positiv: positiv konnotierter Sprachgebrauch; konkrete Vereinbarungen treffen; Belastung vermittelndes Vokabular vermeiden;
3. persönlich: sozialverträgliche Formulierungen nutzen; direktes bitten und danken; Service dokumentieren und klare Verantwortlichkeiten schaffen;
4. pragmatisch: alles, was die Lesefreundlichkeit stört und Stocken oder Stirnrunzeln hervorruft, vermeiden; stattdessen z.B. Verben statt Nominalstil, keine Doppelungen, Abkürzungen ausschreiben, Füllwörter streichen, klare Bezüge statt Verweiswörter, §§ ans Ende, kurze Sätze.

Den Mitarbeiter.innen aus Verwaltung und Wissenschaft muss kontinuierlich bewusstgemacht werden, dass sie nur im harmonischen Zusammenspiel ihrem gemeinsamen Ziel näherkommen: dem einer bestmöglichen Gestaltung der wissenschaftlichen Leistungsprozesse, also Lehre und Forschung. Ob das Ziel verständlicher Sprache erreicht wird, lässt sich durch Pretests mit dem wissenschaftlichen Personal prüfen: Verwaltungstexte, z.B. Handreichungen zur Vorbereitung auf neue elektronische Verfahren, werden vor dem Einsatz bei einer kleinen Gruppe künftiger Nutzer getestet und dann ggf. angepasst.

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Beispiele und weiterführende Informationen

• Christman, Ursula (2014): Was Sie schon immer an Textverständlichkeit verstehen wollten, in: Rudolf Fisch/ Burkhard Margies (Hg.), Bessere Verwaltungssprache. Grundlagen, Empirie, Handlungsmöglichkeiten, Duncker & Humblot, Berlin, S. 33-48.
• Frosch, Günther (2014): Freies Texten in Verwaltungsschreiben. Eine Sache des gesunden Egoismus, in: Rudolf Fisch/ Burkhard Margies (Hg.), Bessere Verwaltungssprache. Grundlagen, Empirie, Handlungsmöglichkeiten, Duncker & Humblot, Berlin, S. 203-212.
• Scherzberg, Arno (2015): Die Sprache der Verwaltung – zwischen Verständlichkeit und juristischer Präzision, in: Kurt Herzberg (Hg.), Gute Verwaltung durch besseres Verstehen. Chancen und Grenzen einer bürgerfreundlichen Behördensprache, Kommunal- und Schul-Verlag, Wiesbaden, S. 31-56.