Neue administrative Erfordernisse werden vom wissenschaftlichen Personal verallgemeinernd als bürokratisierend skandalisiert

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Problembeschreibung

Bürokratisierung wird von den Hochschulangehörigen als Dauerbelastung beklagt. Sie wird fortwährend und umstandslos konstatiert. Es gilt als eine Art soziales Gesetz, dass Bürokratie zunehme. Die Wahrnehmung administrativen Aufwands kann allerdings seitens der Wissenschaftler.innen subjektiv verzerrt sein. Dadurch wird er höher eingeschätzt, als er tatsächlich ist. Nicht selten werden die subjektiven Erfahrungen auch überindividuell verallgemeinert, indem sich Tatbestände verschiedenster Art und Berechtigung unter dem Deutungsmuster der Bürokratisierung zusammengefasst finden. Schließlich lässt sich auch eine generelle Empörungsbereitschaft identifizieren, die dazu neigt, jede Neuerung als bürokratisierend zu skandalisieren. Mit solchen Entwicklungen werden dann fortwährend Anlässe produziert, Bürokratie als beliebtes Feindbild zu aktualisieren.

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Lösung

Es wird sich erstens eine Kenntnis über die bestehenden Belastungen verschafft und deren Ursachen identifiziert. Dadurch kann sichtbar gemacht werden, wodurch administrative Belastungen tatsächlich zunehmen, welche diesbezüglichen Wahrnehmungen überwiegend und welche nur zum Teil berechtigt sind. Zweitens ist diese Kenntnis fortwährend zu aktualisieren. Belastungs- bzw. Entlastungstatbestände identifizieren zu können, erfordert gewisse Beobachtungsroutinen organisationaler Achtsamkeit. Deshalb wird ein systematisches Belastungsmonitoring etabliert. Um Signale potenzieller Belastungen bewertbar zu machen, bedarf es zudem der Praxiserfahrungen aus den Leistungsebenen. Die Prozesse müssen in allen Bereichen der Hochschule mitverfolgbar sein.

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Lösungsbeschreibung

Ein Belastungsmonitoring bedeutet, dass im Zuge ohnehin stattfindender Veränderungen bzw. Neuerungen fortlaufend systematisch geprüft wird, welche Aufgaben für die Hochschullehrenden hinzukommen und welche entfallen. Zunächst geht es darum, Ereignisse aus der Organisation und ihrer Umgebung zu erkennen, die auf Aufwandssteigerungen oder unangemessene Bürokratisierung schließen lassen. Dieser Selbstbeobachtungsprozess ermöglicht sodann eine Selbstprüfung. Dafür lassen sich Kontrollfragen formulieren:

• Entstehen neue Berichtspflichten, Nachweispflichten, Auskunftspflichten, Meldepflichten, Genehmigungspflichten, Registrierungspflichten, Rezipiernotwendigkeiten, Ausführungsanweisungen oder Fristen?
• Entstehen neue Medienbrüche, Weisungsbefugnisse, Prozess-, Ressourcen und Ergebnisverantwortungen?
• Gibt es neue Schnittstellen zur anderen Prozessen, entstehen neue Teilaufgaben oder verändern sich Kommunikationsmodi?

Nicht in jedem Fall ist es erforderlich, alle Fragen genau zu bestimmen. Es kommt vielmehr darauf an, durch das Wahrnehmen entsprechender Informationssignale zu erkennen, ob eine einschränkende Mehrbelastung vorliegen könnte. Denn es handelt sich nicht zwingend immer um tatsächlich unnötige Bürokratie, sondern mitunter nur um organisatorische Erfordernisse, die als unnötige Bürokratie wahrgenommen werden. Auch wird mit Neuerungen deshalb höherer Aufwand assoziiert, weil bekannte Routinen verlassen werden müssen. Tatsächlich aber sind mitunter nur temporär oder einmalig Ressourcen aufzubringen, um sich an das Neue zu ‚gewöhnen‘. Lässt sich allerdings feststellen, dass der Aufwand wiederkehrend ist, besteht Handlungsbedarf.

Dafür lassen sich Toleranzen definieren. Zum Beispiel kann eine hohe Belastung tolerierbar sein, wenn der Belastungseffekt nur einmal auftritt. Im Idealfall ist in Interaktion mit den betreffenden Akteuren abzustecken, was tolerierbar, wenig tolerierbar und nicht tolerierbar ist.

Jenseits der konkreten Wirkung eines Belastungsmonitoring auf die Bürokratieentwicklung an der Hochschule ist die Kommunikation darüber gewinnbringend. Über eine hochschulinterne Berichterstattung lässt sich einerseits die Entwicklung der Bürokratie in allen Bereichen der Hochschule mitverfolgen. Andererseits macht es sichtbar, dass die Hochschule aufmerksam gegenüber Mehrbelastungen ist, und zugleich lässt sich mit Beispielen erreichter Entlastungen hochschulintern Legitimation einstreichen.

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