Selbsterklärende Gestaltung
Die Einarbeitung in neue digitale Assistenzsysteme ist so aufwendig, dass Mehrbelastungen zwangsläufig sind …
Gestaltungsmuster: Selbsterklärende Gestaltung
Die Einarbeitung in neue digitale Assistenzsysteme ist so aufwendig, dass Mehrbelastungen zwangsläufig sind
Problembeschreibung
Generell ist digitale Assistenz vorteilhaft, wenn damit Bearbeitungsaufwand, einzusetzende Zeit und zurückzulegende Wege für Studierende und Lehrende reduziert werden können. Nicht selten ist jedoch zu konstatieren, dass die Gestaltung unzureichend an die Bedürfnisse der Anwender adaptiert ist. Dann bedarf es langer Bedienungsleitfäden oder Handbücher, um die elektronischen Verfahren (richtig) zu nutzen. In der Praxis ist das alles andere als praktikabel. Muss etwa ein mehr als 60 Seiten umfassender Leitfaden einzig für die Bedienungsführung eines neuen Portals für Reisekostenabwicklung bereitgestellt werden, dann ist dies ein Hinweis auf mangelnde Einfachheit. Das verweist auf einen problematischen Umstand: Die Mehrbelastung beginnt damit, dass mindestens aufwendige Einarbeitungsphasen nötig sind, was insofern unangemessen erscheint, als sich all dies auch anders gestalten ließe.
Lösung
Um aufwendige Einarbeitungsphasen in neue digitale Assistenzsysteme zu vermeiden, muss bei den Systemen selbst angesetzt werden. Diese müssen so gestaltet werden, dass es erst gar keiner umfangreichen Bedienungsanleitungen bedarf: Intuitive Routinen und eine selbsterklärende Gestaltung sorgen dafür, dass es nur wenig technischen und digitalen Vorwissens bedarf, um die Systeme zu nutzen und mit ihnen leicht umzugehen. Dazu werden sowohl hochschuleigene Systemlösungen als auch Anwendungssysteme externer Dienstleister erst dann eingeführt, wenn sie im Vorfeld mehrere Pretests durchlaufen haben. Ausgangspunkte sind dabei die Bedürfnisse, Fertigkeiten, Funktionserfordernisse und Gewohnheiten der zukünftigen Nutzer.
Lösungsbeschreibung
Nicht der Nutzer soll sich in die Systemlogik hineinbegeben müssen. Vielmehr ist bei der Gestaltung digitaler Assistenzsysteme rigoros vom Nutzer her zu denken: Ausgangspunkte sind ihre Bedürfnisse, Fertigkeiten, Funktionserfordernisse und Gewohnheiten. Dazu lassen sich zwei Orientierungsstandards definieren:
- Digitale Instrumente sind nicht Zwecke, sondern Mittel für etwas.
- Digitale Neuerungen sollen mehr Kräfte freisetzen als binden. Dafür bedarf es eines Wechsels von der vorrangig angebots- zu einer strikt nutzerorientierten Systemgestaltung.
Dabei gilt es auch, hinsichtlich der verschiedenen Nutzergruppen zu unterscheiden: An Hochschulen sind das die Verwaltung, die wissenschaftliche Leistungsebene und die Studierenden. Die jeweilige Nutzergruppe sollte in die technische Gestaltung und das Design eines digitalen Assistenzsystems einbezogen werden. Ist es unabdingbar, Zusatzinformationen anzuführen, werden entsprechende Erklärungen und anleitende Kommentare digital abgebildet und mit der Bedienungsführung verknüpft.
Beispiele und weiterführende Informationen
- Pietzonka, Manuel (2020): Wie lässt sich die subjektive Dimension bei der Hochschuldigitalisierung berücksichtigen?, in: Justus Henke/Peer Pasternack (Hg.), Wie die Hochschulen durch das Zeitalter des Frühdigitalismus kommen. Basiswissen für die avancierte Organisationsgestaltung in 94 Fragen und Antworten, Springer VS, Wiesbaden, S. 63–66.
Schreiben Sie uns Ihr Gestaltungsmuster.
Haben sie eigene Erfahrungen im Umgang mit typischen (spezifischen) Problemsituationen der Organisationsgestaltung gemacht? Probleme, die in Reaktion auf die eigene Arbeit auftreten oder solche, die der Organisation innewohnen und gestaltend bzw. moderierend bearbeitet werden können? Haben Sie bewährte Lösungsansätze oder Gestaltungsmuster zur Bearbeitung solcher Problemsituationen? Dann freuen wir uns, wenn Sie uns Ihre Erfahrungen mitteilen.