Mustervorlage

Nicht optimal gestaltete Formulare führen zu Nachbearbeitungs- und Erklärungsaufwand

Problembeschreibung

Dokumentations‐ und Berichtspflichten sowie Antragstellungen sind mit dem Ausfüllen von Formularen verbunden. Für Verwaltungsmitarbeiter.innen ist die Auseinandersetzung damit tägliche Routine. Die Nötigung jedoch, sich als Wissenschaftler.in mit mehrseitigen und sprachlich teils schwer rezipierbaren Formular‐ und Dokumentensammlungen befassen zu müssen, widerspricht nicht nur dem eigenen Rollenverständnis, sondern touchiert in der Tat häufig auch die Grenze des Zumutbaren. Entsprechen sowohl analoge und digitale Formulare in ihrer Gestaltung nicht den Erfordernissen der täglichen Praxis des wissenschaftlichen Personals, resultieren daraus fehlerhafte Angaben und/oder Nachfragen bei der Verwaltung. Beides erfordert die Aufbringung zusätzlichen Zeitaufwands für Rückkopplungen bzw. Nachbearbeitungen.

Lösung

Formulare werden so optimiert, dass das Potenzial für Kommunikations- und Nachbearbeitungsaufwände – unter den gegebenen Bedingungen und Zwängen – möglichst geringgehalten wird. Zur Verbesserung der Verständlichkeit von Formularen wird auf sprachliche Einfachheit geachtet. Zugleich werden sie selbsterklärend und so kurz wie möglich ausgestaltet. Das Ausfüllen von Formularen durch das wissenschaftliche Personal ist nicht gänzlich zu vermeiden, aber da wo es nötig ist, ist die Notwendigkeit nachvollziehbar zu machen. Ob die Ziele der Formularoptimierung erreicht werden, ist durch hochschulinterne Analysen der Nutzungszufriedenheit zu bewerten.

Lösungsbeschreibung

Zur Verbesserung der Verständlichkeit von Formularen ist eine der gewichtigsten Dimensionen die der sprachlichen Einfachheit. Konkret bedeutet das, auf unangemessene Verwaltungssprache zu verzichten. Hierzu gehören z.B. neben dem Umgang mit Verneinungen, auch Schachtelsätze, Floskeln sowie inhaltsleere Füllwörter, Blähwörter und Abkürzungen. (Ebert 2010) Zugleich ist die Anforderung zu formulieren, dass beliebige Formulare – sowohl analoge als auch digitale – grundsätzlich nur noch eine Seite umfassen. Formulare sollten intuitiv zu bedienen sein, d.h. eine Vielzahl unübersichtlicher Optionen ist zu vermeiden.Entsprechend ist zu fragen: Welche Informationen sind unabdingbar, welche sind entbehrlich? (Christman 2014; Stein 2015: 59f.) Der erste Eindruck eines Formulars ist vor allem auch ein optischer (Halo-Effekt: Motto „Der erste Eindruck zählt“). Neben der Eine-Seite-Konzentration sind Formulare daher auch einheitlich zu gestalten. Konkret bedeutet das, Formulare sowohl zwischen verschiedenen Bereichen einer Hochschule (für Dokumentations- und Nachweispflichten gleicher Sachverhalte) als auch für verschiedene Dokumentations- und Nachweispflichten einheitlich zu gestalten – z.B. Schreibweisen, Strukturierung der Formulare und das Layout. (Vgl. StatBA 2015) Die Akzeptanz solcher Formulare könnte dadurch – offensiv kommuniziert – deutlich gesteigert werden. So ist die Formularoptimierung darauf auszurichten, beim wissenschaftlichen Personal Akzeptanz für das Vorgehen der abfordernden Stelle zu wecken – nach dem Motto: „Ich ärgere mich über den Umstand, aber die Notwendigkeit ist nachvollziehbar und das Ausfüllen ist so einfach wie möglich gestaltet.“ (Schlingmann 2014: 193) Zusätzlich hochschulinterne Analysen der Nutzungszufriedenheit könnten zu der neuen Erfahrung führen, dass erstmals ein Formular nicht nur von zahlreichen Hochschulangehörigen ausgefüllt wird, sondern dies auch mit intrinsischer Motivation geschieht.

Beispiele/weiterführende Informationen

• Christman, Ursula (2014): Was Sie schon immer an Textverständlichkeit verstehen wollten, in: Rudolf Fisch/ Burkhard Margies (Hg.), Bessere Verwaltungssprache. Grundlagen, Empirie, Handlungsmöglichkeiten, Duncker & Humblot, Berlin, S. 33-48.
• Ebert, Helmut (2010): Verwaltungssprache: Bürokratenspeak oder Bürgerdeutsch, Bundeszentrale für politische Bildung; URL: https://www.bpb.de/politik/grundfragen/sprache-und-politik/42703/verwaltungssprache?p=0 (21.1.2021)
• Schlingmann, Kerstin (2014): Verständlichkeit von Formularen. Projektbeispiel Universität Bielefeld, in: Rudolf Fisch/ Burkhard Margies (Hg.), Bessere Verwaltungssprache. Grundlagen, Empirie, Handlungsmöglichkeiten, Duncker & Humblot, Berlin, S. 187-194.
• Schubert, Bernd (2014): Die Effekte der Verhaltensökonomie und ihre Nutzbarkeit für das Marketing, Göttingen; URL: https://www.vwa-goettingen.de/assets/media/Prinzhorn_Lisa_Thesis.pdf (5.10.2018).
• StatBA, Statistisches Bundesamt (2015): Mehr Zeit für Behandlung. Vereinfachung von Verfahren und Prozessen in Arzt- und Zahnarztpraxen, Wiesbaden.
• Stein, Andreas (2015): Formulare verstehen und richtig ausfüllen, in: Kurt Herzberg (Hg.), Gute Verwaltung durch besseres Verstehen. Chancen und Grenzen einer bürgerfreundlichen Behördensprache, Kommunal- und Schul-Verlag, Wiesbaden, S. 57-66.