Zweckmäßigkeit von Dokumentationen
Dokumentations- und Berichtsanforderungen werden vom wissenschaftlichen Personal unvollständig bedient …
Gestaltungsmuster: Zweckmäßigkeit von Dokumentationen
Dokumentations- und Berichtsanforderungen werden vom wissenschaftlichen Personal unvollständig bedient
Problembeschreibung
Dokumentations- und Berichtsanforderungen werden von Wissenschaftler.innen regelmäßig nur unvollständig bearbeitet oder gar ignoriert. Die Ursachen sind vielfältig: Zeitprobleme, Verständnisprobleme, worum es eigentlich geht und warum es nötig ist, schließlich das Empfinden solcher Anforderungen als unangemessen. Bewusst oder unbewusst werden dann Unterlaufensstrategien zur Reduzierung des eigenen Arbeitsaufwandes eingesetzt. Jedenfalls besteht immer die Gefahr, dass Dokumentations- und Berichtsanforderungen beim wissenschaftlichen Personal auf mehr oder weniger subtilen Widerstand stößt. Das gilt insbesondere dann, wenn der Zweck der Anforderung unklar bleibt oder nicht zu überzeugen vermag.
Lösung
Jede (neue) Dokumentations- und Berichtsanforderung wird einer Zweckmäßigkeitsprüfung sowie einer Kosten-Nutzen-Abwägung unterzogen. Lassen sich auffällige Missverhältnisse und Unangemessenheiten beobachten, ist der Verzicht zu prüfen. Ist dieser keine Option, werden Zweck und Nutzen transparent und nachvollziehbar gemacht. Formulare und Anleitungen werden intuitiv gestaltet und auf das notwendigste Maß beschränkt. Dokumentations- und Berichtsanforderungen sind dann zweckmäßig, wenn sie im Gesamtprozess über eine klare Funktion verfügen und sich in einem digitalen Workflow darstellen lassen.
Lösungsbeschreibung
Die professionstypische Fähigkeit zu intelligentem obstruktiven Handeln ermöglicht es dem wissenschaftlichen Personal, auf einer formalen Ebene als ungemessen empfundene Anforderungen zwar zu bedienen, dies zugleich aber so zeitressourcenschonend zu tun, dass die gewünschten Wirkungen nicht eintreten. Daher gilt: Der notwendige Aufwand muss nicht nur erbringbar sein, sondern für die Wissenschaftler.innen auch wahrnehmbar in einem vertretbaren Verhältnis zum prognostizierten Nutzen stehen. Ist das nicht der Fall, wirkt dies demotivierend und provoziert das Auftreten nichtfunktionalen Verhaltens. Um das zu prüfen, lassen sich Leitfragen formulieren. So etwa:
- Sind notwendige Informationen und Daten bereits in der zentralen Hochschuldatenverwaltung vorhanden? Werden die Informationen bereits an anderer Stelle abgefragt? Lässt sich die Abforderung im Rahmen eines anderen (Teil-)Prozesses einbetten?
- Ist der Zweck der Anforderung klar und auch klar formuliert? Ist der Prozess nutzerorientiert gestaltet (z.B. im Hinblick auf die Bearbeitungsfrist)?
- Sind dafür notwendige Formulare und Anleitungen verständlich formuliert? Ist die Zahl der Seiten von begleitenden Dokumenten gerechtfertigt, also tatsächlich nötig?
- Eine Anforderung ist geeignet, wenn sie das angestrebte Ziel zu erreichen vermag.
- Sie ist notwendig, wenn nicht andere geeignete Mittel zur Verfügung stehen, die den Betroffenen weniger belasten.
- Sie ist vertretbar, wenn sie in einem angemessenen Verhältnis zu dem angestrebten Nutzen steht.
- ihre Ergebnisse gar nicht verarbeitet werden können, etwa aufgrund fehlender Kapazitäten zur Prüfung angefertigter Berichte,
- das Ziel der gestellten Anforderungen ausschließlich darin besteht, die Hochschulverwaltung von Arbeit zu entlasten,
- diese im wesentlichen auf dem Misstrauen der Hochschulleitung beruhen, das wissenschaftliche Personal werde ohne bestimmte Anforderungen sonst nicht bedienen und ihm dies erschweren werden soll (vgl. Normenkontrollrat Baden-Württemberg 2019; 2020).
Beispiele und weiterführende Informationen
- Normenkontrollrat Baden-Württemberg (2019): Bürokratieabbau. Vermeidung unnötiger Dokumentationspflichten; URL https://www.normenkontrollrat-bw.de/fileadmin/_normenkontrollratBW/Dokumente/11_2019_NKR_BW_Vermeidbare_Dokumentationspflichten.pdf (4.2.2021)
- Normenkontrollrat Baden-Württemberg (2020): Prüfkriterien für eine gute Rechtsetzung; URL https://www.normenkontrollrat-bw.de/fileadmin/_normenkontrollratBW/Dokumente/Pruefkriterien-fuer-eine-gute-Rechtsetzung-Juni-2020.pdf (4.2.2021).
Schreiben Sie Ihr Gestaltungsmuster.
Haben Sie eigene Erfahrungen im Umgang mit spezifischen Problemsituationen der hochschulischen Organisationsgestaltung gemacht? Probleme, die in Reaktion auf die eigene Arbeit auftreten oder auch solche, die organisational immanent sind und durch die eigene Arbeit gestaltend bzw. moderierend bearbeitet werden können? Können Sie auf bewährte Lösungsansätze und Handlungsmuster zur Bearbeitung solcher Problemsituationen verweisen? Dann teilen Sie uns bitte Ihre Erfahrungen mit.