Vermeidung von Zusatzbelastungen
Hochschulreformen erzeugen unabweisbare Zusatzbelastungen des wissenschaftlichen Personals …
Gestaltungsmuster: Vermeidung von Zusatzbelastungen
Hochschulreformen erzeugen unabweisbare Zusatzbelastungen des wissenschaftlichen Personals
Problembeschreibung
Hochschulreformen gehen in der Regel mit neuen Anforderungen und Pflichten einher. Aus diesen ergeben sich auch Belastungen des wissenschaftlichen Personals. Das ist mitunter deshalb unabweisbar, weil manches aus sachlichen Gründen nur von diesem Personal erledigt werden kann. Werden solche Anforderungen nicht an anderer Stelle ausgeglichen, dann kommt es unablässig zu Mehrbelastungen des wissenschaftlichen Personals. Diese gehen typischerweise zu Lasten jener Zeitanteile, die in Lehre und Forschung investiert werden (könnten). Der Unmut darüber wird dann oftmals auf die abverlangende Abteilung projiziert. Das kann – objektiv betrachtet – ungerechtfertigt und in der Zusammenhangswahrnehmung verzerrt sein.
Lösung
Verwaltungen und Hochschulmanagement verfügen über Möglichkeiten, die Erledigung neuer Anforderungen so zu gestalten, dass sie vom wissenschaftlichen Personal ressourcenschonend bedient werden können. Die ebenso wichtigste wie am seltensten genutzte ist: Unabweisbare Zusatzbelastungen werden durch Entlastungen an anderer Stelle ausgeglichen. Dazu wird eine systematisierte Kenntnis über die bestehenden Belastungen benötigt. Diese ist fortwährend zu aktualisieren. Dazu sollte ein systematisches Belastungsmonitoring etabliert werden. Über dessen Ergebnisse wird dann hochschulintern regelmäßig berichtet.
Lösungsbeschreibung
Wissenschaftler.innen nehmen organisatorische und bürokratische Anforderungen nicht getrennt danach wahr, ob diese im Kontext der Lehre, der Forschung oder wovon auch immer zu erbringen sind. Individuell werden Belastungswahrnehmungen vielmehr nach dem alltagstheoretischen Schema „eigentliche Aufgaben (Lehre und Forschung) vs. uneigentliche Aufgaben (Verwaltung und Organisation)“ sortiert. Letztere werden vom wissenschaftlichen Personal aufgrund seines Professionsverständnisses als fehlplatziert wahrgenommen.
Ein systematisches Belastungsmonitoring bedeutet: Im Zuge stattfindender Änderungen wird fortlaufend systematisch geprüft, welche Aufgaben für das wissenschaftliche Personal hinzukommen und welche entfallen können. Kommt es zu unabweisbarer Mehrbelastung an einer Stelle, ist zu fragen, an welcher anderen Stelle entlastet werden kann. Im Sinne von One-In-One-Out solle für jede neue administrative Aufgabe eine andere Aufgabe mit vergleichbarem Aufwand wegfallen (vgl. Bundesregierung 2015).
Wenn man das wissenschaftliche Personal mit diesem Verfahren vor zusätzlichem Aufwand bewahren möchte, geht es nicht ohne dessen Mitwirkung. Soweit zusätzliche organisatorische Tätigkeiten anfallen, ohne an anderer Stelle dafür zu entlasten, muss dafür gesorgt werden, dass Motivation und Engagement des wissenschaftlichen Personals nicht untergraben werden. Um dies zu realisieren, müssen zusätzliche Belastungen einige Bedingungen erfüllen. Dafür ist es hilfreich, Kontrollfragen zu formulieren, zum Beispiel:
- Ist ein Prozess anwendungsfreundlich bzw. nutzerorientiert gestaltet? Lassen sich Vorgaben/Prozesse bündeln?
- Ist eine Regel oder ein Verfahren verständlich formuliert?
- Ist der Zweck einer digitalen Anwendung klar (formuliert)? Ist ein Nutzen für die Wissenschaft erkennbar?
- Ist die Seitenanzahl eines Dokumentes gerechtfertigt? Ist seine Funktion nachvollziehbar?
- Wird mit Blick auf ein beabsichtigtes Ziel die am wenigsten belastende Option gewählt?
Beispiele und weiterführende Informationen
- Bundesregierung (2015): Bürokratiebremse. Konzeption einer One in, one out-Regel, Berlin; URL https://www.bundesregierung.de/Content/DE/Artikel/Buerokratieabbau/Anlagen/15-03-25-one-in-one-out.pdf;jsessionid=4FDD64133A7E8740A521B0A5C4781B5B.s4t2?__bl ob=publicationFile&v=6 (10.3.2021).
Schreiben Sie Ihr Gestaltungsmuster.
Haben Sie eigene Erfahrungen im Umgang mit spezifischen Problemsituationen der hochschulischen Organisationsgestaltung gemacht? Probleme, die in Reaktion auf die eigene Arbeit auftreten oder auch solche, die organisational immanent sind und durch die eigene Arbeit gestaltend bzw. moderierend bearbeitet werden können? Können Sie auf bewährte Lösungsansätze und Handlungsmuster zur Bearbeitung solcher Problemsituationen verweisen? Dann teilen Sie uns bitte Ihre Erfahrungen mit.